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Arbeitsschutzdokumente: Diese Aufbewahrungsfristen gelten

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Ist das ein wichtiges Dokument oder kann das weg? Das fragen sich viele Arbeitgeber und Arbeitsschutz-Verantwortliche, wenn sie im Büro aufräumen. Was Arbeitsschutz-Unterlagen angeht, gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen, die in vielen Gesetzen und Verordnungen geregelt sind. Wir haben die wichtigsten Fristen für Sie zusammengefasst:

  • Arbeitsmedizinische Unterlagen: Solche Dokumente müssen Sie bis 10 Jahre nach der letzten arbeitsmedizinischen Vorsorge (sowohl Pflicht- als auch Angebotsvorsorge) aufbewahren. Wenn Tätigkeiten mit krebserzeugenden oder erbgutverändernden Stoffen durchgeführt wurden oder solche, die mit einer längeren Latenzzeit zu einer Berufskrankheit führen können, gilt eine Frist von 40 Jahren oder 10 Jahren nach dem Tod des Beschäftigten. 
  • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: wenn sie Teil der Lohnunterlagen ist 10 Jahre, sonst 1 Jahr 
  • Arbeitszeit: bei Mehrarbeit 2 Jahre 
  • Aufgabenübertragung im Arbeitsschutz (bspw. Übertragung von Unternehmerpflichten, Stellenbeschreibungen): bis 6 Jahre nach Ausscheiden des Mitarbeiters
  • Biostoffexposition: Aufzeichnungen aufzubewahren bis mindestens 10 Jahre nach Beendigung der Tätigkeit.
  • Erste-Hilfe-Leistungen und Unfallanzeigen: 5 Jahre. Aber Achtung: Es dürfen nur Befugte Zugang zu den Einträgen im Verbandbuch haben, da es sich um personenbezogene Daten nach der Datenschutzgrundverordnung handelt.
  • Gefährdungsbeurteilungen: Da die GBU immer fortgeschrieben werden muss, sollte sie immer auf dem aktuellen Stand sein. Alte Gefährdungsbeurteilungen aufzuheben ist nicht vorgeschrieben, die BG ETEM empfiehlt es aber. Arbeitsschutz im Ehrenamt (AiE) rät dazu, nicht mehr gültige GBU 10 Jahre aufzubewahren. Spielen zum Beispiel das Gefahrstoffrecht, das Strahlenschutzrecht oder Berufskrankheiten eine Rolle, können Fristen gelten. Bei Tätigkeiten mit KMR-Stoffen (krebserzeugenden, erbgutverändernden/keimzellmutagenen oder fortpflanzungsgefährdenden Stoffen) gilt beispielsweise eine Aufbewahrungsfrist von 40 Jahren. GBU nach dem Mutterschutzgesetz müssen 2 Jahre nach dem letzten Eintrag aufgehoben werden. 
  • Gefahrstoffverzeichnis, Gefahrstoffkataster: Bei Tätigkeiten mit CMR-(KMR-)Stoffen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 40 Jahren nach Ende der Exposition, sonst 10 Jahre. Um Betrieben die Aufbewahrung zu erleichtern beziehungsweise sie ihnen abzunehmen, hat die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) eine Zentrale Expositionsdatenbank (ZED) eingerichtet. Die DGUV verwaltet die online übertragenen Daten treuhänderisch und übernimmt somit die Aufbewahrungspflicht.
  • Lärmkataster: Aufzeichnungen über Lärmmessungen sind 30 Jahre aufzubewahren 
  • Lenk- und Ruhezeiten: 1 Jahr
  • Sicherheitsdatenblätter (SDB): 10 Jahre 
  • Unfallanzeigen: Laut BG ETEM gibt es hier unterschiedliche Interpretationen zu Aufbewahrungszeiten. Da ein Unfall eine spätere Arbeitsunfähigkeit bedingen kann, empfiehlt sie, dass Unfallanzeigen, genau wie Messergebnisse und Vorsorgeunterlagen, möglichst lange aufbewahrt werden sollten, mindestens aber 5 Jahre.
  • Unterweisung: Es wird empfohlen, Nachweise über stattgefundene Unterweisungen 2 Jahre aufzuheben. Nach der Röntgenverordnung und der Strahlenschutzverordnung kann diese Frist 5 Jahre oder nur 1 Jahr betragen. Bei der Unterweisung zu KMR-Stoffen liegt die Frist bei 40 Jahren.

Übrigens: Neben den Aufbewahrungsfristen sind auch Pflichten zur Vernichtung zu beachten. So gilt für Lenk- und Ruhezeiten beispielsweise, dass sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von einem Jahr bis zum 31. März des Folgejahres vernichtet werden müssen, wenn keine weiteren Aufbewahrungspflichten dagegen sprechen.


Jeweils bis 6 Jahre nach Ausscheiden des Mitarbeiters sind in Anlehnung an §147 AO/257 HGB aufzubewahren:

  • Beauftragung des Sicherheitstechnischen Dienstes oder des Arbeitsmedizinischen Dienstes
  • Bestellung des Betriebsarztes oder der Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa)
  • Bestellung von betrieblichen Ersthelfern oder Betriebssanitätern
  • Bestellung von Sicherheitsbeauftragten
  • Betriebsanweisungen für Maschinen und Arbeitsmittel und Tätigkeiten mit Maschinen und Arbeitsmitteln (6 Jahre gelten als Empfehlung)
  • E-Mail oder ähnliche elektronische Medien zu Arbeitsschutzbelangen
  • Gerätebücher nach Verschrottung/Verkauf/Aussonderung des Geräts
  • Konformitätserklärungen: 6 Jahre nach Verschrottung/Verkauf/Aussonderung der Maschine gelten als Empfehlung
  • Prüfberichte für Brandschutzeinrichtungen, für Einrichtungen und Anlagen, für Geräte und Arbeitsmittel empfiehlt Arbeitsschutz-im-Ehrenamt trotz folgender Prüfungen 6 Jahre aufzuheben

Übrigens: Laden Sie sich über den Link die Übersicht über die Aufbewahrungsfristen kostenlos als PDF herunter!

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